Hoe je orde op zaken kunt stellen zonder je geduld te verliezen

De Getting Things Done (of GTD) -methode is gebaseerd op het nadenken over de resultaten en het definiëren van de "volgende stappen". Het belangrijkste idee van GTD helpt om het doel duidelijk te definiëren, en vervolgens elke stap om dit doel te bereiken. De methode is geschikt voor het organiseren van presentaties op het werk en voor het plannen van kerstaankopen.

Elke taak moet klein zijn, zodat u deze snel kunt oplossen en het gebrek aan tijd of motivatie u niet kan stoppen. Deze aanpak helpt om al je doelen in het leven te bereiken, helpt stress te voorkomen.

Wanneer u projecten organiseert met behulp van de GTD-methode, bent u altijd klaar om onmiddellijk aan een taak te beginnen, ongeacht wat er in de buurt gebeurt en waar u bent. GTD maakt de volgende stap zo gemakkelijk voor u dat u hem niet uit wilt stellen.

In dit boek vind je een aantal simpele tools die je kunt gebruiken om effectief te werken en een nuchtere geest te behouden; evenals aanbevelingen over welke houding moet worden ontwikkeld om de basisprincipes van GTD te implementeren.

Je hersenen zijn een denkinstrument, geen opslagapparaat

Succesvol zijn in je werk betekent een goede organisator zijn. Dit is vooral belangrijk voor kenniswerkers, voor wie het jongleren met tientallen taken en projecten tegelijk een alledaagse realiteit is. Er ontstaan ​​moeilijkheden wanneer de dunne lijn tussen ons persoonlijke en professionele leven vervaagt. Dit komt omdat ons brein onopgeloste problemen probeert te achterhalen en ons eraan herinnert op het meest ongelegen moment - zelfs als we er later de voorkeur aan zouden geven.

Om alle complexe informatie over het leven onder controle te houden, behandelen velen van ons onze hersenen als een bureaula of notitieboek. We misbruiken ons brein en dwingen het allerlei informatie op te slaan. Door ons hoofd te verstoppen met informatie over onafgemaakte opdrachten, aankomende vergaderingen en andere verplichtingen, verspillen we roekeloos het denkvermogen van onze hersenen, waardoor het moeilijk wordt om ons op echt werk te concentreren.

Om zo efficiënt mogelijk te werken, moeten we onze geest bevrijden van alles wat niet gerelateerd is aan de taak die we op een bepaald moment uitvoeren. Gebruik 100% van je vermogen om je te concentreren op de taak.

Als u helder wilt denken, heeft u buiten uw geest een betrouwbare 'mand voor het verzamelen van materiaal' nodig

Ons brein heeft één vervelende eigenschap: het laat ons nooit vergeten waar we voor moeten zorgen. We worden constant 'gebombardeerd' met nieuwe informatie, die ook een plaats in onze geest inneemt. Elk nieuw idee, elk geheugen en elk probleem dat we vergeten op te lossen, leidt ons af van de hoofdactiviteit.

Gebruik altijd de zogenaamde 'mand voor het verzamelen van materiaal': een plek buiten je geest waar je vreemde informatie of ideeën kunt plaatsen. U weet later precies waar u de informatie kunt vinden, wanneer u er tijd voor heeft. Hierdoor kunt u zich volledig concentreren op het schrijven van een brief, praten met een collega of het maaien van het gazon.

Uw 'mand voor het verzamelen van materiaal' kan een notitieblok zijn, lijsten op uw computer / telefoon of zelfs dozen waarin u voorwerpen en documenten kunt plaatsen. Uw mand (of manden) voor het verzamelen van materiaal moet zich in de buurt bevinden, zodat u gemakkelijk informatie kunt extraheren die u anders in uw hoofd zou hebben verzameld.

Verwijder de prullenbak - leeg wekelijks alle externe "manden"

Om het systeem soepel te laten functioneren, moet u het ondersteunen. Ontwikkel een gewoonte om de mand eens per week te bekijken en te legen. Het systeem voor het verzamelen van materiaal werkt omdat het de geest rust geeft met het vertrouwen dat het geen belangrijke informatie zal verliezen of vergeten.

Als het systeem niet wordt bijgewerkt, is het niet meer betrouwbaar en worden de hersenen alert en vertrouwen het niet meer. Zodra dit gebeurt, zal het onderbewustzijn opnieuw worden afgeleid door onopgeloste problemen en onvoltooide taken. U moet al uw taken zorgvuldig overwegen en de zaken op orde brengen, aan de hand van de volgende regels:

• Schrap de onbelangrijke taken uit de lijst.
• Als u het probleem heel snel (binnen twee minuten of minder) kunt oplossen, doe het dan onmiddellijk.
• Bewaar belangrijke informatie op een veilige plaats. Als het een vergadering, project of een specifieke taak is, zet u deze over naar de juiste lijst.
• Regelmatige "mandreiniging" is de enige manier om betrouwbare prestaties te garanderen en stress te vermijden.

Maak de "mand" leeg en sorteer het materiaal op lijsten

Het maakt niet uit hoe het materiaal in uw "mand" anders is, u hoeft het niet te classificeren en te sorteren in afzonderlijke "dozen" of lijsten.

De meeste takenlijsten werken niet omdat ze veranderen in een "vinaigrette" van taken, gedachten en informatie. De lijsten moeten alleen specifieke, haalbare taken bevatten, maar we schrijven alles zonder onderscheid erin en daarom is het heel gemakkelijk om individuele haalbare taken uit het oog te verliezen.

Hoe items in uw winkelmandje ordenen?

• Verwijder alles wat onbeduidend is, los kleine taken op en voeg vergaderingen of deadlines toe aan uw agenda.
• Als dit een complex werk is (dat wil zeggen het vereist de uitvoering van verschillende specifieke taken), neem het dan met een duidelijk doel op in het project.
• Alle andere taken moeten worden opgenomen in de lijst Volgende acties.

De lijst "Projecten" geeft een overzicht van al uw huidige projecten.

Projecten zijn een belangrijk onderdeel van elk systeem voor productiviteitsverbetering. Een project is een gewenst resultaat dat actie in meerdere stappen vereist. Om te bepalen uit welke taken het project moet bestaan, moet u zich het resultaat voorstellen dat u wilt bereiken en het gewenste resultaat in één zin beschrijven. Nadenken over het resultaat helpt bij het formuleren van specifieke taken die u dichter bij het bereiken van het projectdoel zullen brengen.

De lijst bevat alle projecten die in de nabije toekomst moeten worden afgerond. Hiermee kunt u alle lopende projecten volgen en controleren, de productiviteit verhogen en ontspannen.

Zorg ervoor dat elk project stap voor stap wordt gepland door de lijst wekelijks bij te werken. Alle acties waaruit het project bestaat, vallen in de lijst met "Volgende acties". Het zijn specifieke taken die elk doel kunnen bereiken.

Vervang uw dagelijkse takenlijst door uw agenda en de lijst met volgende acties.

Dagelijkse lijsten met actuele zaken zijn niet effectief - ze verstoren je gevoel voor tijd, misleiden je en laten je geloven dat je echt tijd hebt om al het bovenstaande op een dag te doen. Zo'n onrealistische planning leidt tot teleurstelling, tijdverlies en dooms tot mislukken van wat je van tevoren doet.

Een veel effectievere methode is het werken met de kalender en de lijst met volgende acties. De kalender heeft maar één doel: het vastleggen van afspraken. Alles wat met een bepaalde dag of uur te maken heeft - een vergadering of een doktersbezoek - moet op een kalender worden vastgelegd.

Zet alle andere taken of specifieke stappen in de lijst Volgende acties. Zo kunt u snel beslissen welke taken het meest relevant zijn en of u tijd heeft om ze op te lossen.

Waar u ook bent, u moet altijd een lijst met "Volgende acties" bij u hebben. Dit geeft u de mogelijkheid om te kiezen welke taak zinvol is om op te lossen.

Als je goed geplande en vooraf geselecteerde taken hebt, zal het niet moeilijk zijn om te beslissen welke zinvol is om aan te pakken.Stel je voor dat je op de luchthaven bent en je vlucht een uur vertraging heeft. Vraag jezelf in deze situatie af:

• Welke taak moet ik nu kiezen?
• Welke taak kan ik voltooien in de toegewezen tijd?
• Voor welke taak heb ik op een bepaald moment voldoende energie?
• Welke taak heeft de hoogste prioriteit?

Als u te veel taken heeft gepland, is het logisch om ze over meerdere lijsten en opslagplaatsen te verdelen. Zo kan de ene lijst worden opgeslagen op een smartphone en de andere op een computer. Als u de taken op deze manier hebt gesorteerd, weet u welke u kunt uitvoeren tijdens uw bureau, tijdens een vergadering of tijdens het wachten op de luchthaven.

Wachtlijsten zijn handig wanneer u met andere mensen werkt.

Alle huidige projecten moeten worden vermeld in de lijst met projecten. Wanneer u de lijst "Volgende acties" gebruikt, kunt u ervoor zorgen dat u consistent aan taken werkt, die elk uw projecten dichter bij voltooiing brengen.

In de meeste gevallen moet u vertrouwen op andere mensen die verantwoordelijk zijn voor de afzonderlijke onderdelen van elk project. Maar dit betekent niet dat u de controle over de voortgang van uw projecten moet opgeven.

Wanneer u afhankelijk bent van het werk van andere mensen - u wacht op een rapport van iemand om verder te werken aan de presentatie - is het de moeite waard om een ​​lijst met "In behandeling" bij te houden. U kunt dus alles noteren wat andere mensen u moeten geven, samen met deadlines.

Door deze lijst elke week bij te werken, zult u zien wie en hoe hun werk doet. U krijgt een nieuwe specifieke taak: deze persoon aan de verplichting herinneren.

Als deze taak u niet meer dan twee minuten kost, doe het dan onmiddellijk. Zo niet, voeg het dan toe aan de lijst "Volgende acties" of aan een van de meer specifieke lijsten en herinner de persoon op een vriendelijke manier eraan dat u nog steeds op zijn rapport wacht.

Bewaar informatie voor een specifieke dag in een kalender of archiefkast

U kunt van tevoren veel dingen plannen, maar soms moet u op bepaalde informatie wachten voordat u het materiaal uit uw "mand" in specifieke taken of vergaderingen verandert.

Voorbeeld. Als u een interessante vakbeurs plant, wilt u misschien even wachten en de deelnemers zien voordat u beslist of het logisch is om deze bij te wonen. Indien u vooraf niet over dergelijke informatie beschikt, kunt u de beslissing het beste uitstellen.

In het geval dat u geen keus heeft en u alles op het laatste moment moet plannen, zijn de volgende strategieën handig:

• Stel jezelf een herinnering voor een specifieke dag op de kalender.
• Houd een bestand bij waarmee u op het juiste moment toegang krijgt tot de juiste informatie.

Een kaartbestand is een zeer nauwkeurig en logisch systeem. Het bestaat uit 43 bestanden: 31 bestanden voor dagen van de maand en 12 voor maanden van het jaar. Elke dag kunt u documenten, herinneringen of materialen die naar uzelf zijn gestuurd, controleren.

Om het systeem te laten werken, moet u het dagelijks gebruiken en bijwerken, en dit is het moeilijkst.

Voor ideeën die in de toekomst relevant kunnen worden, voegt u ze toe aan de Once / Maybe List.

Deze lijst bevat alles dat niet in de lijsten van "Volgende acties" of "Projecten" staat, maar dat het hoofd niet mag hinderen. De lijst Eenmalig / Mogelijk bevat al het materiaal dat u nog niet hebt omgezet in specifieke ideeën of taken. Onderschat de voordelen niet. Hiermee kunt u projectideeën volgen die in de toekomst van groot belang kunnen zijn. De ideeën op deze lijst kunnen in groepen worden verdeeld. Bijvoorbeeld:

• “Trips die ik zou willen maken”;
• "Wijnen die ik zou willen proberen";
• 'De muziek waar ik naar zou willen luisteren.'

Net als bij de "Volgende stappen" helpen de lijsten "Eenmalig / Misschien" u op het juiste moment de informatie te vinden die u nodig heeft. Lijsten zijn betrouwbaarder dan je eigen geheugen.

De lijst Eenmalig / Mogelijk moet regelmatig worden herzien en bijgewerkt als u deze effectief wilt gebruiken.

Een georganiseerde werkplek en wekelijkse herziening van uw systeem verhoogt de productiviteit

Alle materiaallijsten moeten toegankelijk zijn vanaf uw werkplek. Creëer een "controlecabine" - een functioneel mobiel systeem om overal toegang te krijgen tot informatie. Het is uiterst belangrijk om een ​​lijst- en bestandssysteem te maken dat u overal mee naartoe kunt nemen: zelfs als u vastzit op het vliegveld of in een sneeuwstorm, kunt u nog steeds productief zijn.

De GTD-techniek stelt je in staat om je rustig te voelen en alle lopende projecten te controleren: volg hun voortgang en zorg ervoor dat ze vooruitgaan.

Uw productiviteitssysteem moet altijd relevant en compleet blijven. Je geest zal ontspannen en je alleen volledig kunnen concentreren op de taak als je je systeem vertrouwt.

Door al uw lijsten wekelijks te bekijken, zorgt u ervoor dat uw systeem functioneel blijft - elk huidig ​​project wordt geassocieerd met ten minste één “Volgende actie” in een relevante, gemakkelijk toegankelijke lijst. U krijgt een algemeen beeld van alles wat er gebeurt. Revisie helpt om het "bos" te zien zonder de "bomen" uit het oog te verliezen.

De hoeveelheid tijd die u aan een wekelijkse evaluatie besteedt, is afhankelijk van hoeveel tijd u nodig heeft om u veilig te voelen en vertrouwen in het systeem op te bouwen.

Plan uw wekelijkse beoordeling, zoals vrijdagavond. Zo sluit u uw werk af en vertrekt u met een helder hoofd en een gevoel van controle naar het weekend.

Natuurlijke planning verduidelijkt de doelen en vervolgstappen van uw projecten

Projectontwikkeling is een nogal onnatuurlijk en onlogisch proces. U moet alle stappen van tevoren bedenken en plannen, maar u moet zich nog geen duidelijk doel voorstellen. Gebruik een natuurlijke planningsmethode die uw dagelijkse activiteiten weerspiegelt.

Een voorbeeld van alledaagse actie: je hebt honger en vormt een vaag doel ("ik moet iets eten"), en specificeer het dan ("ik wil pizza"). Op dit moment verschijnen er verschillende ideeën in je hoofd over hoe je dit doel kunt bereiken ("Ik kan pizza bakken, bestellen of naar een restaurant gaan"). Alle stappen die u onderweg moet nemen, worden vanzelfsprekend.

Pas deze manier van denken toe op uw echte projecten: begin met de meest specifieke definitie van doel. Het kan geen kwaad om tijd te besteden aan het stellen van doelen, aangezien alle volgende acties hiervan afhangen. Als het doel duidelijk is, begint je geest automatisch te brainstormen. Zodat u met de ideeën kunt komen die nodig zijn om het doel te bereiken. Een goede tactiek is om van buitenaf te gaan brainstormen; schrijf uw ideeën bijvoorbeeld op en bewaar ze op papier.

Zodra u al uw ideeën hebt verzameld, moet u ze organiseren en groeperen en vervolgens de specifieke acties bepalen die nodig zijn om het project te voltooien.

Natuurlijke planning verduidelijkt het werk aan het project enorm en maakt het interessant, snel en intuïtief.

Het allerbelangrijkste

Hoe efficiënt en met een helder hoofd werken?

• Je brein is een denkinstrument, geen opslagapparaat. Als je helder wilt denken, heb je buiten je geest een betrouwbare "mand voor het verzamelen van materiaal" nodig.
• Verwijder de prullenbak - leeg wekelijks alle externe "manden".
• Sorteer het materiaal bij het sorteren van de "korven" volgens thematische lijsten.

Eenvoudige tools die de GTD-methode samenstellen

• De lijst "Projecten" geeft een overzicht van al uw lopende projecten.
• Gebruik de lijsten met agenda en Volgende acties in plaats van een dagelijkse takenlijst.
• Wachtlijsten zijn erg handig als je met andere mensen werkt.
• Bewaar informatie voor een specifieke dag in een kalender of archiefkast.
• Alle potentieel interessante ideeën moeten worden toegevoegd aan de lijst Eenmalig / Mogelijk.
• Een georganiseerde werkplek en een wekelijkse controle van uw systeem zijn onmisbaar voor productief werk.

Hoe de basisprincipes van GTD implementeren?

Natuurlijke planning verduidelijkt de doelen en volgende stappen van uw projecten en maakt het gemakkelijker om eraan te werken.