Onderhandelingsvaardigheden vormen de basis van zaken
Een paar decennia geleden werd de wereld gebouwd op een hiërarchie: in de familie werden beslissingen genomen door de vader en op het werk volgde iedereen het pad dat was gekozen door de directeur van het bedrijf.
Tegenwoordig zijn autoritaire structuren zeldzaam. Hiërarchieën zijn bijna achterhaald, informatie is toegankelijker geworden en veel mensen nemen deel aan de besluitvorming. Nu is het veel belangrijker om met mensen te praten: politici communiceren met kiezers en bedrijven moedigen werknemers aan om deel te nemen aan de besluitvorming. Zelfs familierelaties worden democratisch.
Voorbeeld. In het Google-tijdperk kunnen ouders hun kind niet langer vertellen: 'Doe dit niet, het is schadelijk', omdat hij online kan gaan, bewijs kan vinden en hun standpunt kan betwisten.
Door middel van onderhandelingen kunt u op elk gebied tot overeenstemming komen. Een discussie met vrienden over het kiezen van een film is anders dan onderhandelen over prijzen met leveranciers of onderhandelen over een internationaal wapenembargo, maar in veel opzichten zijn alle onderhandelingen vergelijkbaar.
Elke dag van je leven omvat elke vorm van onderhandeling. Als je de nodige vaardigheden hebt opgedaan, verbeter je de resultaten van eventuele onderhandelingen aanzienlijk.
Vermijd positionele oorlogvoering
Positionele oorlogvoering is een situatie waarin beide partijen een standpunt innemen, het gewelddadig handhaven en in extreme gevallen concessies doen. In zo'n situatie is de gevonden oplossing niet het resultaat van onderhandelingen. Ofwel de meest koppige partij wint, of er wordt een compromis gevonden dat min of meer aan beide kanten voldoet.
Het probleem met dergelijke conflicten is dat beide partijen gefixeerd zijn op hun oorspronkelijke posities. Ze willen 'winnen', maar vinden niet samen een voor beide partijen gunstige oplossing. Open confrontatie kost veel tijd en moeite. De partijen kunnen compromisloze standpunten innemen, uit vrees dat zij gedwongen zullen worden concessies te doen. Dit leidt in feite alleen tot een lang en pijnlijk debat.
Positionele oorlogvoering bemoeilijkt de oplossing van het conflict en vernietigt zelfs de betrekkingen tussen de partijen. Het eindigt (op zijn best) in niet-optimale oplossingen, besteedt veel tijd en moeite en schaadt ook de zakelijke relaties.
Onthoud dat u met een persoon onderhandelt
Het is verkeerd om onderhandelingen te beschouwen als een dialoog tussen absoluut rationele individuen. Er is geen mening in de onderhandelingen: er zijn tenminste twee subjectieve standpunten. Partijen zijn voorzien van individuele kenmerken, ervaring, waarden en emoties.
Partijen zullen de zaken anders bekijken en op hun eigen manier 'feiten' interpreteren. Soms praten twee mensen over totaal verschillende dingen zonder het te beseffen.
Mensen kunnen anders reageren op één situatie, vooral op een stressvolle situatie. Een langdurige, intense discussie maakt een persoon vaak agressief, wat een ander kan irriteren en ervoor kan zorgen dat hij zichzelf verdedigt. Dan wordt verdere discussie zinloos.
Bij onderhandelingen is een combinatie van verschillende meningen en sterke emoties het grootste obstakel voor het zoeken naar een wederzijds voordelige oplossing. Redelijke argumenten helpen hier niet.
Onderhandelingen vinden plaats op twee verschillende niveaus: feitelijke argumenten en emotionele percepties. Het is onmogelijk om deze niveaus volledig van elkaar te scheiden. Bedenk dat er naast feiten ook een interpersoonlijk niveau is, dat de bron is van veel conflicten of misverstanden.
Onderdruk emoties zoals woede of angst. Probeer jezelf in de plaats te stellen van een ander en denk niet alleen aan de feiten, maar ook aan de gevoelens van mensen.
Je vijand is een probleem, geen gesprekspartner
Het doel van de onderhandelingen is het zoeken naar een wederzijds voordelige oplossing voor de lange termijn, en niet de 'overwinning' van een van de partijen. Scheid discussie van interpersoonlijke relaties.Houd de feiten bij om succesvol te onderhandelen.
Beide partijen moeten het probleem rationeel en niet emotioneel benaderen. Zie elkaar als partners, niet als vijanden.
Je moet het gespreksonderwerp vanuit een neutraal standpunt bekijken. Soms is het handig om aan één kant van de tafel te zitten - op deze manier wordt het probleem niet gezien als confrontatie, maar als een besproken probleem dat alleen samen kan worden opgelost.
Wees onpartijdig en blijf bij de feiten. Wend u nooit tot persoonlijkheden en geef de ander niet de schuld van onredelijkheid, hoe absurd zijn positie u ook mag lijken, om geen afstand te creëren waardoor de gesprekspartner de feiten vergeet en op een puur emotioneel niveau reageert.
Voorbeeld. Een gescheiden echtpaar mag niet twisten over de schuld van een mislukt huwelijk. Ze moeten de toekomst van kinderen bespreken.
Voordat u naar een oplossing zoekt, moet u de belangen van beide partijen begrijpen.
Vaak lijken de standpunten van de twee partijen onverenigbaar.
Voorbeeld. De vakantieplannen van het paar: 'Ik wil naar zee' versus 'Ik wil naar de Alpen'.
Als u dieper graaft, zult u nieuwe oplossingen vinden die zonder compromis ontstaan. Als de man wil gaan zwemmen en de vrouw gaat skiën, kunnen ze hun vakantie doorbrengen op een bergmeer.
De positie in de onderhandelingen is vaak te danken aan meerdere belangen. In dit voorbeeld zijn verschillende posities het resultaat van verschillende verwachtingen van de rest. Probeer al uw voorkeuren te vinden om een oplossing te vinden. Nadat u de verschillen hebt geïdentificeerd, kunt u gemakkelijker prioriteiten stellen en kijken of pijnloze concessies mogelijk zijn. Wat is het uiteindelijke doel? Wat ben je met elkaar eens? Wat zijn de verschillen tussen je posities? Waar komen deze verschillen vandaan?
De basisbehoeften van mensen voor herkenning, beheer, veiligheid en liefde zijn vaak de belangrijkste drijfveren.
Voorbeeld. Als je niet weet wat iemand anders drijft, vraag dan: "Waarom wil je naar de Alpen?" of "Waarom vind je het erg"?
Tegelijkertijd moet u begrijpen wat u drijft. Druk openlijk uw wensen uit voordat u voorstellen indient. Alleen wanneer de belangen van beide partijen duidelijk zijn, kan een voor beide partijen gunstige oplossing worden gevonden.
Maak een lijst van opties voordat u naar oplossingen zoekt.
Onderhandelaars zien meestal duidelijk het gewenste resultaat: vaak nemen ze conceptcontracten met zich mee, in de hoop de ander te overtuigen om het daarmee eens te zijn. Dergelijke 'beslissingen' zijn gedoemd te mislukken omdat ze op slechts één standpunt zijn gebaseerd.
Sta in plaats van eenzijdige voorstellen open om alle mogelijke oplossingen te bespreken en maak het alleen geschikt voor beide partijen.
Voorbeeld. Iemand vraagt je: "Wie denk je dat volgend jaar de Nobelprijs voor literatuur wint?" Hoogstwaarschijnlijk zult u niet onmiddellijk antwoorden. Nadat je een lijst met kandidaten hebt samengesteld en hebt nagedacht, kies je er een.
Evenzo moet er naar onderhandelingen worden gestreefd.
Onderhandelingen bestaan uit twee fasen: eerst geeft u mogelijke oplossingen aan, daarna begint u het eens te worden. Begin met het neutraliseren van extreme posities, bestudeer verschillende scenario's en overweeg details. Wees creatief: schets, brainstorm en vraag deskundig advies. Probeer een uitweg te vinden uit de meest compromisloze posities. U heeft dus veel mogelijke oplossingen en als u doorgaat naar de tweede fase van de discussie, zullen sommige ervan voor beide partijen aanvaardbaar zijn.
Baseer uw selectie altijd op objectieve criteria
Zelfs als u uw partner verrast met een volledig geformuleerd voorstel, zult u de onderhandelingen niet vergemakkelijken. Het is onwaarschijnlijk dat hij het daarmee eens is en reageert met verdediging of aanval. Zoek eerst de juiste criteria waarop u uw beslissing kunt baseren. De criteria moeten ondubbelzinnig en objectief zijn, met uitsluiting van verkeerde interpretatie.
Voorbeeld. De eerlijke prijs van een woning is niet alleen de verwachte prijs van de verkoper of koper.Het moet gebaseerd zijn op de gemiddelde prijs per vierkante meter, de staat van het gebouw en de prijzen van vergelijkbare huizen in het gebied. Deze criteria zijn objectief en verifieerbaar.
Tijdens de onderhandelingen moeten beide partijen hun criteria voor de evaluatie van de beslissing aangeven. De criteria moeten niet hetzelfde zijn, maar objectief en begrijpelijk.
Geef nooit toe aan druk. Als iemand een ultimatum stelt: 'Dit is mijn laatste zin', vraag dan op welke criteria het is gebaseerd: 'Waarom denk je dat dit een eerlijke prijs is?' Probeer objectieve criteria te vinden om uw beslissing te baseren.
Als het niet mogelijk is om de juiste criteria te vinden, zorg er dan voor dat het besluitvormingsproces in ieder geval eerlijk is. Zo deel je cookies in de kleuterklas volgens de methode 'Ik deel, jij kiest': het eerste kind deelt cookies, maar het is beter om eerlijk te zijn, aangezien het tweede kind als eerste het stuk kiest dat hij lekker vindt.
Om goed te onderhandelen, moet je je erop voorbereiden
Ga nooit onvoorbereid naar de onderhandelingen. Verzamel zoveel mogelijk feiten en bestudeer ze zorgvuldig. Leer alles over de deelnemers en de specifieke context van de onderhandelingen. Wat drijft een andere persoon? Wat zijn zijn interesses en doelen? Neemt hij zelf een beslissing of houdt hij rekening met de belangen van de baas, partner of echtgenoot? Zijn er persoonlijke, politieke of religieuze kwesties waarmee u rekening moet houden?
Hoe meer je weet, hoe beter je de ander begrijpt en hoe groter de kans is dat je een constructieve oplossing vindt. Hoe minder je weet, hoe eerder je gaat discussiëren over kwesties die gebaseerd zijn op vooroordelen, speculatie en emotie.
Onderschat de onderhandelingsomgeving niet. Het is noodzakelijk om van tevoren te beslissen waar de onderhandelingen zullen plaatsvinden: in uw kantoor, thuis, op neutraal grondgebied; hoe ze moeten worden uitgevoerd: telefonisch, persoonlijk of in een groep; wat betekent de duur van de onderhandelingen voor tegenstanders; of de tijdsdruk de onderhandelingen zal helpen of schaden.
Neem de tijd om de details te bestuderen en bereid u voor om een comfortabele omgeving voor beide partijen te creëren. Dit vergroot de kans op een constructieve discussie enorm.
Onderhandelingen zijn communicatie!
De meeste conflicten ontstaan door gebrek aan communicatie. Misverstanden en hiaten in de kennis leiden tot geschillen en actieve communicatie helpt deze problemen te voorkomen. Zelfs in een conflict moet uw communicatie positief zijn en gericht op het vinden van een oplossing. Ga door met het leiden van de discussie en onderbreek deze niet, met de nadruk op argumenten.
Vaak horen we alleen wat we willen. Luister naar wat een persoon zegt en laat hem dit zien: "Als ik je goed begrijp, denk je ...". Zo elimineer je misverstanden meteen.
Zodra u de positie van een andere persoon begrijpt, identificeert u uw eigen interesses. Praat niet over wat u als fouten en vergissingen beschouwt in de positie van de gesprekspartner, maar deel uw verwachtingen en hoop.
Reageer niet emotioneel, maar laat, indien nodig, de ander zijn woede of emoties uitstorten. Leg in dergelijke gevallen het gedrag uit.
Voorbeeld. 'Ik begrijp waarom je boos bent, en ik was zelf teleurgesteld omdat ...'
De taak is om de discussie op feitenniveau te brengen en voort te zetten. Stilte betekent het einde van alle onderhandelingen.
Zelfs de beste methoden garanderen niet altijd succes.
In theorie leiden onderhandelingen tot betere resultaten als beide partijen open zijn, objectieve criteria hanteren en samen naar een oplossing zoeken. Maar je kunt iemand nooit dwingen om op een bepaalde manier te handelen of zijn positie op te geven. Je kunt het alleen proberen.
Begin de discussie met het identificeren van het probleem en het onderhandelingsproces: spreek af hoe de discussie zal verlopen en hoe u de beslissing zult nemen. Als de andere persoon je hierin niet steunt of oneerlijke methoden gebruikt (klassiek - "goede agent, slechte agent" of sluwheid - "Ik zou graag willen, maar mijn baas ..."), meld dit dan openlijk. Maak duidelijk dat u deelneemt aan een discussie op basis van inzicht in de belangen van beide partijen en gericht op objectieve criteria.
Als de macht tussen de twee partijen onevenwichtig is (bijvoorbeeld een bespreking van salarisverhogingen met meerderen), kun je alleen maar opmerken waarom je denkt dat het voor beide voordelen zal hebben.Maar het zijn de bazen die beslissen hoe de onderhandelingen verlopen, en je moet het accepteren.
Bedenk dat niet alles in het leven door middel van onderhandelingen kan worden opgelost.
Het allerbelangrijkste
Beschouw conflicten niet als een spel, waarvan de winnaar alleen uitkomt. Vermijd positionele oorlogvoering en probeer de belangen van de partijen te begrijpen en in overweging te nemen. Blijf bij de feiten. Onthoud dat je met mensen te maken hebt en wees eerlijk als het gaat om een beslissing.
Waarom is het belangrijk om te leren onderhandelen? Onderhandelingen vormen de basis van zaken. Vermijd positionele oorlogvoering.
Wat betekent onderhandelen? Onthoud dat u met een persoon onderhandelt. Je vijand is een probleem, geen gesprekspartner. Voordat u naar oplossingen zoekt, moet u de belangen van beide partijen begrijpen.
Welke methoden en technieken kan ik gebruiken? Maak een lijst van uw opties voordat u op zoek gaat naar een oplossing. Baseer uw selectie altijd op objectieve criteria. Bereid u van tevoren voor op onderhandelingen. Onderhandelingen zijn communicatie. Zelfs de beste methoden garanderen niet altijd succes.