Efficiëntie kan worden geleerd
Elke leider moet taken correct uitvoeren - efficiëntie. Mensen met briljante mentale vermogens kunnen ineffectieve werkers zijn. Geest, verbeeldingskracht en kennis alleen in combinatie met efficiëntie komen tot uiting in de resultaten.
Tot voor kort was het belangrijkste probleem van de organisatie de productiviteit van arbeiders. In de afgelopen honderd jaar hebben we geleerd om het te meten en hebben we de productiviteit van een individuele werknemer herhaaldelijk verhoogd. Het werk van moderne organisaties is gebaseerd op intellectuele arbeid.
- Het kan niet worden gemeten met criteria die zijn afgeleid voor fysieke arbeid;
- Niet kwantificeerbaar;
- Niet gemeten aan gemaakte kosten;
- De bijdrage van managers is niet afhankelijk van het aantal ondergeschikten;
- Efficiëntie is het resultaat, niet de hoeveelheid leidinggevend werk.
In de boeken over de ontwikkeling van leidinggevend personeel presenteren ze een portret van 'de leider van morgen' als 'een persoon voor altijd', bij zulke mensen heeft de wereld altijd een groot gebrek gekend. Generiek genie vereist:
- Bekwaam om analyse uit te voeren;
- Beslissingen nemen;
- Werk met mensen;
- Denk creatief na;
- Goede kennis van wiskunde;
- Begrijp de kenmerken van uw bedrijf en managementstructuur.
Bedrijven werven mensen aan die op zijn best één van de gewenste kwaliteiten hebben. Vorm een organisatie zodat iedereen die sterk is in een bepaald gebied zijn vaardigheden en capaciteiten in zijn werk kan gebruiken. Zet in op het verbreden van de horizon van de activiteiten van mensen met de tools die voor hen beschikbaar zijn. Reken niet op een scherpe sprong in de ontwikkeling van persoonlijke vaardigheden.
Een onderscheidend kenmerk van effectieve leiders is het vermogen om in alles een positief resultaat te behalen. Vijf gewoonten die een leider moet ontwikkelen om effectief te kunnen werken:
- Weet waar je tijd aan wordt besteed. Werk aan het beheren van tijd en verhoog de effectiviteit ervan.
- Focus op prestaties die verder gaan dan de organisatie. Richt niet op het werk, maar op het eindresultaat.
- Ontwikkel sterke punten - die van uzelf, uw superieuren, collega's, ondergeschikten. Concentreer u niet op zwakheden, begin niet met taken die u niet kunt oplossen.
- Focus op gebieden waar werk van hoge kwaliteit uitstekende resultaten zal opleveren. Geef prioriteit en blijf er bovenop.
- Neem effectieve beslissingen. De juiste beslissingen zijn een systeem, een reeks juiste stappen in de juiste volgorde. Een effectieve oplossing is gebaseerd op een meningsverschil, niet op consensus. Snelle oplossingen zijn foutieve beslissingen. Er moeten weinig oplossingen zijn, maar ze moeten fundamenteel zijn. De juiste strategie is nodig, geen inventieve trucs.
Breng je tijd door
De bron van tijd is onvervangbaar! Leer hoe u uw tijd kunt beheren - bepaal eerst zo nauwkeurig mogelijk waar het aan wordt besteed en minimaliseer het onproductieve gebruik ervan. Consolideer de tijd die u kunt controleren in vergrote blokken, doe geen 20 blokken, doe er 5.
Het tijdmanagementproces bestaat uit drie fasen.
Tijdregistratie
Overweeg hoeveel tijd u aan uw werk besteedt, analyseer uw effectiviteit.
De eerste stap om de prestaties van de manager te verbeteren, is het nauwkeurig vastleggen van de werkelijk doorgebrachte tijd. Registreer regelmatig uw tijdsbesteding.Identificeer de meest onproductieve activiteiten en verwijder ze. Maak na elke controle een nieuw werkschema. Stel jezelf diagnostische vragen:
- Wat gebeurt er als dit helemaal niet wordt gedaan? Als het antwoord 'niets' is, gooi deze zaak dan weg.
- Welke soorten activiteiten waarvoor ik verantwoordelijk ben, kan een andere persoon opnemen en het werk niet slechter of zelfs beter doen dan ik?
- Wat zijn mijn activiteiten die tijd verspillen zonder voordelen op te leveren voor mijn werk?
Tijdsbeheer
Maak een plan voor nuttige en noodzakelijke dingen. Slecht beheer brengt het grootste deel van uw tijd door.
- Identificeer onproductieve tijdverspilling door gebrek aan systeem of bijziendheid. Jaarlijks terugkerende werkcrises zijn een goed signaal voor actie. De crisis die voor de tweede keer is opgetreden, mag niet meer optreden.
- Zorg ervoor dat er niet teveel arbeid is - dit vermindert de efficiëntie. In dergelijke gevallen besteden werknemers meer tijd aan "interactie" dan aan werk. Als leiders meer dan een tiende van hun tijd besteden aan het oplossen van 'problemen van menselijke relaties', is het collectief te groot.
- Te veel vergaderingen duidt op een slechte organisatie. De taak moet holistisch zijn, niet worden onderverdeeld in verschillende subtaken, wanneer de verantwoordelijkheid wordt gedeeld door veel mensen en de informatie niet terechtkomt bij degenen die ze echt nodig hebben. Vergaderingen mogen geen regel zijn, maar een uitzondering op de regel.
Tijdconsolidatie
Groepeer cases in grote tijdsblokken. Werktijd zal tevergeefs worden besteed als deze is opgedeeld in blokken van 15-30 minuten. Er zijn veel manieren om tijdsblokken te consolideren. Je kunt een dag per week thuis werken; vergaderingen, controles, discussies over verschillende problemen plannen voor twee dagen van de week; Plan elke ochtend de dagelijkse werkbelasting voordat u naar uw werk gaat.
Er wordt naar eigen goeddunken tijd besteed aan dingen die het hoogste rendement opleveren. Schat hoeveel u tot uw beschikking heeft. Wijs solide tijdsblokken toe voor specifieke gebeurtenissen. Controleer voortdurend uw planning en verwijder de minst productieve activiteiten.
Laat het plan niet op papier liggen - werk er constant mee.
Managers hebben vaak te maken met ineffectieve, maar noodzakelijke taken: praten met de beste klanten, deelnemen aan ondergeschikte vergaderingen, informatie verstrekken ... Probeer dergelijke zaken toe te vertrouwen aan verantwoordelijke ondergeschikten. Om echte resultaten te bereiken, moet een mentale werker zich concentreren op de prestaties en doelen van het werk van de hele organisatie.
Hoe kan ik bijdragen aan het succes van mijn organisatie?
Denk aan uw verantwoordelijkheid tegenover het bedrijf. Een persoon die al zijn aandacht richt op voortdurende inspanningen en voortdurend zijn autoriteit en autoriteit benadrukt, is slechts een ondergeschikte, ongeacht hoe hoog zijn status in de organisatie is.
Persoonlijke verantwoordelijkheden van het hoofd
Elke organisatie moet slagen op drie hoofdgebieden:
- Onmiddellijke resultaten;
- Ontwikkeling van waarden en hun bevestiging;
- Werknemers voorbereiden op werk in de toekomst. Als de organisatie op een van deze gebieden faalt, zal ze eerst in een staat van stagnatie verkeren en dan ophouden te bestaan. Het is op deze gebieden dat de leider moet bijdragen.
Onvermogen of onwil om te veranderen in overeenstemming met de vereisten van een nieuwe functie is een veelvoorkomende oorzaak van falen van managers. Het zijn niet alleen de resultaten die zijn activiteiten beogen te veranderen, het algemene belang van de drie belangrijkste parameters van succesvol werk verandert.
Hoe de effectiviteit van een specialist te vergroten
Het is noodzakelijk om de specialist de kans te geven effectief in zijn niche te werken.Hij moet duidelijk begrijpen wie de resultaten van zijn werk zal gebruiken en wat de gebruiker moet weten en begrijpen om zijn werk productief te kunnen doen. Het is noodzakelijk om zorg te dragen voor de praktische toepasbaarheid van uw product. Het belangrijkste is niet om universelen te produceren, 'manusje van alles'.
Correcte interpersoonlijke relaties
Correcte interpersoonlijke relaties ontstaan wanneer de leider in werk en relaties met anderen zich richt op zijn bijdrage aan de gemeenschappelijke zaak. Vereisten voor effectieve interpersoonlijke relaties:
- Communicatie;
- Teamwork;
- Zelfontwikkeling;
- De ontwikkeling van andere mensen.
Efficiënte ontmoeting
De hoofdregel is om de bijeenkomst in eerste instantie te richten op een specifiek resultaat.
Een effectieve leider moet duidelijk weten wat hij wil bereiken door middel van een vergadering, verslag of presentatie. De inhoud van dergelijke evenementen moet zorgvuldig worden doordacht en van tevoren aan de deelnemers worden meegedeeld.
Hoe sterktes te versterken
Gebruik om alle resultaten te behalen alle mogelijke sterke punten van ondergeschikten, partners, leidinggevenden en die van uzelf. Maak sterke punten zo productief mogelijk.
Selectie van medewerkers op basis van hun sterke punten
Wervingsregels voor personeel:
1. Een situatie waarin twee of drie mensen al zijn veranderd, omdat ze hun werk goed hebben gedaan bij hun vorige baan, moet als onmogelijk worden beschouwd. Verander het.
2. Maak elke post grootschalig en belangrijk. De werktaak moet zo breed zijn dat alle sterke eigenschappen van de werknemer volledig tot uiting komen - dit zal de sterke punten van de kandidaat onthullen.
3. Begin met mensen te werken, hun potentieel te onthullen en correct te gebruiken, in plaats van hen standaardverantwoordelijkheden toe te vertrouwen. Probeer niet het potentieel van de werknemer te evalueren, potentieel is slechts een belofte. Succesvolle managers ontwikkelen hun eigen beoordelingsformulieren, die bestaan uit het vermelden van de prestaties van werknemers in hun vorige functies en vier vragen:
- Wat doet hij goed?
- Wat kan hij nog meer goed doen op basis van zijn capaciteiten?
- Wat heeft hij nodig om te leren hoe hij zijn sterke punten ten volle kan benutten?
- Als ik kinderen had, zou ik dan willen dat ze in de toekomst met deze persoon zouden werken? Waarom?
4. Om sterke punten te gebruiken, moet je zwakke punten kunnen verdragen.
5. Vermijd de gevaarlijke valkuil van het maken van berichten voor een specifieke persoon.
Hoe u uw baas kunt beheren
De nadruk op de sterke punten van zijn leider, dat wil zeggen het scheppen van voorwaarden om te handelen waartoe hij in staat is, maakt het werk van zowel zichzelf als zijn ondergeschikte effectief.
Als de kracht van de baas zijn politieke bekwaamheid op de post is, waar politiek cruciaal is, laat hem dan eerst kennismaken met het politieke aspect van de situatie. Hij zal begrijpen wat er op het spel staat en zal zijn sterke punten effectief gebruiken, rekening houdend met de nieuwe politieke richting.
Uw eigen efficiëntie verbeteren
Doe wat je het beste kunt, zoek constant naar wat je nog meer kunt doen.
Een effectieve leider observeert altijd zijn eigen werk, de resultaten ervan en probeert algemene trends te volgen: hoe kan hij effectiever samenwerken met het publiek of op welk moment van de dag is het beter om presentaties te schrijven, snelle aantekeningen te maken of elk voorstel zorgvuldig door te werken.
Om effectief te zijn, moeten kansen worden uitgebreid en problemen worden beperkt. Normen voor de activiteiten van een groep mensen zijn gebaseerd op het voorbeeld van een leider - uw activiteit mag alleen gebaseerd zijn op uw sterke punten.
Alles op zijn tijd
Het belangrijkste geheim van effectiviteit is concentratie. Allereerst is het nodig om de belangrijkste dingen uit te voeren en nooit meerdere belangrijke dingen tegelijk te doen. Sterke zelfdiscipline, ijzeren wilskracht en de mogelijkheid om nee te zeggen zijn nodig.Dit zal je helpen bij een groot aantal taken.
Eén ding in één periode doen is het snel doen. Mensen die in staat zijn om veel dingen, anders van aard, opnieuw te maken, gaan er om de beurt mee om.
Weg met de lading van gisteren
Het systematisch verwijderen van het oude is de enige manier om effectief een nieuw te starten. Weg met mislukkingen uit het verleden; de successen van gisteren, die niet meer productief waren; activiteiten die niet het gewenste resultaat hebben opgeleverd.
Het probleem met bekende organisaties is niet het gebrek aan creativiteit. Vaak hebben al hun werknemers het te druk met het oplossen van de taken van gisteren. Stimulatie van creativiteit is zelfs succesvol in de meest beperkte structuren die verzadigd zijn met bureaucratie, als ze regelmatig programma's en activiteiten controleren op hun relevantie en alle onproductieve activiteiten onmiddellijk stoppen.
Prioriteit en andere problemen
Prioritering is een eenvoudige taak. Het is moeilijker om niet-prioritaire taken te identificeren die moeten worden uitgesteld en zich strikt aan hun oplossing moeten houden. Moed, niet analyse, dicteert de echt belangrijke regels voor prioritering:
- Kies de toekomst, niet het verleden;
- Focus op kansen, niet op het probleem;
- Kies je eigen richting, en ga niet met de stroom mee, volg de winnaars;
- Stel doelen die een zichtbaar resultaat opleveren, en niet de doelen die veilig en eenvoudig worden bereikt.
Leg uw eigen taken met de eerste prioriteit op, ondanks de beperkingen van tijd en omstandigheden. Dit is de enige hoop van de leider om de meester van zijn tijd en omstandigheden te worden, en niet hun slaaf.
Besluitvormingsproces
Effectieve leiders denken in strategische en grootschalige categorieën. Stel geen doel om de huidige problemen op te lossen, neem niet te veel beslissingen. Concentreer je alleen op het belangrijkste. Streef niet naar snelle besluitvorming.
Je moet weten wanneer de beslissing gebaseerd moet zijn op het principe en wanneer - op basis van de behoeften van het moment en pragmatisme. De meeste tijd in dit proces wordt niet besteed aan het nemen van beslissingen, maar aan het in de praktijk brengen ervan. De implementatie van een effectieve oplossing moet eenvoudig zijn en zo dicht mogelijk bij de mogelijkheden van de gemiddelde werknemer.
Het proces om effectieve beslissingen te nemen:
- Vraag uzelf af: "Is deze situatie kenmerkend of is dit een uitzondering op de regel?" Los een gemeenschappelijk kenmerkend probleem op door een principe vast te stellen. Uitzonderingen moeten worden behandeld, gezien de specifieke situatie.
- Definieer duidelijk precies wat er moet worden bereikt dankzij een specifieke oplossing. Wat zijn de doelen? Wat zijn de minimale taken die voor hem liggen? Aan welke voorwaarden moet het voldoen? Een effectieve oplossing moet consistent zijn met de doelen, anders is deze niet effectief en ongepast.
- Begin met wat juist is, niet wat acceptabel is. In de laatste fase moet je nog een compromis sluiten. Als een persoon niet weet hoe hij aan de randvoorwaarden moet voldoen, kan hij geen keuze maken tussen het goede en het verkeerde compromis, wat vaak tot fouten leidt.
- De oplossing implementeren kost de meeste tijd. Geen enkele oplossing is effectief tenzij vanaf het begin mechanismen voor de implementatie ervan zijn ontwikkeld. Geen enkele beslissing kan als aangenomen worden beschouwd totdat iemand verantwoordelijk wordt gehouden voor de uitvoering ervan. Om een beslissing in actie te kunnen brengen, moeten verschillende vragen worden beantwoord: 'Wie moet er van deze beslissing op de hoogte zijn?', 'Welke acties moeten worden ondernomen?', 'Wie moet ze nemen?', 'Wat moet de actie zijn zodat de mensen aan wie de beslissing is toevertrouwd? hebben kunnen vervullen? ". Acties moeten consistent zijn met de capaciteiten van de mensen aan wie de uitvoering wordt toevertrouwd.
- Zorg voor een feedbacksysteem om de implementatie van de oplossing en afstemming met het implementatieplan voortdurend te verifiëren. Effectieve feedback vereist georganiseerde informatie, cijfers en gegevens. De leider moet persoonlijk verifiëren hoe zijn beslissingen worden uitgevoerd, anders zijn zijn activiteiten niet effectief.
Effectieve oplossingen
Elke beslissing is een keuze tussen opties. Om een effectieve beslissing te nemen, verzamelt u het maximale aantal op feiten gebaseerde meningen. Ontwikkel de gewoonte, zowel bij jezelf als bij je collega's, om te bepalen waar je op moet letten, wat je moet studeren en wat je moet controleren. Dit is de basis van elke effectieve oplossing.
Een effectieve oplossing is niet het resultaat van consensus bij het beoordelen van de feiten, het is het resultaat van tegenstrijdige meningen en een serieuze analyse van verschillende opties.
De ontwikkeling van een geschikt beoordelingsmechanisme brengt een zeker risico met zich mee. Om een oordeel te kunnen vellen, moet men keuzes hebben. Alleen met de beschikbaarheid van opties kan men op een redelijke keuze hopen.
De eerste regel van besluitvorming is om geen beslissingen te nemen totdat u meningen hoort die in strijd zijn met de uwe. Waarom zou u bij uw beslissing aandringen op tegenargumenten:
- Dit is de enige manier om te voorkomen dat de beslisser een gevangene van de organisatie wordt. Een manier om de gevangenschap van vooroordelen te doorbreken, is door gedocumenteerde en zorgvuldig doordachte bezwaren te leveren.
- Alleen meningsverschillen bieden alternatieven voor de voorgestelde optie. Een oplossing zonder alternatief is gewoon de zet van een wanhopige gokker, hoe zorgvuldig hij ook is uitgedacht. Bekijk de oppositie als een manier om over oplossingen na te denken.
Elke beslissing is een interventie in een debug-systeem. Een goede leider neemt geen risico's en neemt onnodige beslissingen. De beslissing moet worden genomen als de situatie zonder deze situatie waarschijnlijk verslechtert. Kansen leiden vaak tot verbetering dan tot radicale verandering.
Ben je klaar om een beslissing te nemen als: de vereisten doordacht zijn, de opties zijn onderzocht, de risico's en voordelen in evenwicht zijn, maar dit is niet voldoende. In deze situatie moet een succesvolle leider de verleiding weerstaan en deze kwestie opnieuw bestuderen.